【法讯】加州发布最新薪酬数据申报指南| 郑博仁联合律师事务所
03/24/2025
郑博仁联合律师事务所
【帕萨迪纳】加州民权部门（CRD）近日发布了2024年薪酬数据报告周期的更新指南。此次更新对种族/族裔类别进行了重大调整，而其他大部分报告流程则保持不变。
前检察官、亚凯迪亚市市长，现任亚市市议员、南加州知名审判出庭律师郑博仁(Paul P. Cheng, Esq.）表示，2024年加州薪酬报告的提交截止日期为5月14日，报告平台已於2月3日开放新报告的提交。加州要求涵盖的雇主提交其自身员工的薪酬报告以及劳务承包商员工的报告。
郑律师表示，加州法律规定，拥有100名或以上员工的私营雇主（包括通过劳务承包商雇用的员工）必须每年向CRD提交薪酬数据报告，详细说明员工薪酬、人口统计数据及其他劳动力数据，包括按种族、族裔和性别划分的每个职位类别的平均和中位时薪。未遵守规定者，首次违规可能面临每名员工100美元的罚款，后续违规则可能面临每名员工200美元的罚款。
种族/族裔类别的变更
在2024年的报告周期中，CRD新增了「中东或北非」（MENA）作为新的种族/族裔类别。此变更是基於美国管理与预算办公室（OMB）去年修订的《种族和族裔数据标准统计政策指令第15号》。
最新发布的《加州薪酬数据报告手册》将此类别定义为「起源於中东或北非任何原住民族的个人，例如黎巴嫩人、伊朗人、埃及人、叙利亚人、伊拉克人和以色列人。」2024年报告周期的另一项变更是，将原先的「两种或以上种族」类别更改为「多种族和/或多族裔」。此外，「夏威夷原住民或其他太平洋岛民」类别中的「其他」一词已被删除，现为「夏威夷原住民或太平洋岛民」。2024年的报告材料提供了包含这些变更的更新种族/族裔/性别代码。
CRD指示雇主，若相关信息可用，应将员工归入新的MENA类别。若该信息不可用，雇主可根据美国平等就业机会委员会（EEOC）关於EEO-1调查中种族/族裔报告的指引，继续按以往方式报告这些员工。
例如，若雇主拥有员工自我识别的信息，且MENA为可选类别，则雇主可使用该信息来显示哪些员工选择了此类别。另一方面，若该信息不可用，雇主可根据2023年EEO-1指引处理这些员工。根据2023年EEO-1指引，中东和/或北非裔个人归类於「白人」种族/族裔类别。这意味着，雇主若已根据先前的EEO-1指引收集了自我识别信息，可继续使用该信息进行报告，无需重新收集自我识别信息来完成2024年报告。
多项内容保持不变
除了种族/族裔类别的变更外，2023年的许多报告标准在2024年仍保持不变，包括以下内容：
- CRD未更新关於哪些员工属於劳务承包商员工并应纳入2024年报告的指引。此前有希望CRD会提供更多信息以帮助雇主理解此要求，但提供的信息似乎与去年的常见问题解答（FAQ）几乎相同。
- 2023年使用的12个薪酬区间在2024年保持不变。每位报告员工的2024年W-2薪酬将用於将其归入这12个薪酬区间之一。
- 鼓励客户雇主向CRD报告未提供所有必要报告数据的劳务承包商，但这并非强制要求。与2023年报告周期一样，FAQ指出，客户雇主「应」通过电子邮件向CRD报告未提供所有必要信息的劳务承包商。CRD要求客户雇主在邮件中提供劳务承包商的名称、地址、联邦雇主识别号码和州雇主识别号码，以及获取所需信息的努力证明。
- 2024年报告继续要求提供与2023年报告相同的远程员工信息，包括识别哪些员工为远程工作，以及哪些远程员工居住在加州内外。
- 2024年指引重申，劳务承包商必须提供数据显示其员工被指派工作的客户雇主机构，而不应提供显示其自身机构的数据。自劳务承包商员工报告开始以来，这一点一直存在混淆。
新增参考资源
CRD发布了更多资源以帮助2024年报告周期的提交者。CRD首次发布了《2024年加州薪酬数据报告手册》。在之前的报告年度，CRD曾发布FAQ及其他指引，但今年之前并未提供手册。该手册共23页，内容包括哪些雇主必须提交报告、如何提交报告以及其他报告要求。
与有时难以理解的FAQ不同，手册的组织结构提供了更易於使用的薪酬数据提交指南。然而，FAQ仍可能需要参考，因为其中包含可能对提交者重要的额外细节。
2024年报告周期的另一项变更是，薪酬员工和劳务承包商员工报告模板的填写说明不再作为每个模板中的标签，而是单独发布为10页的文件。这些说明比往年报告周期的说明标签提供了更多细节。
律师郑博仁(Paul P. Cheng, Esq.）表示， 两套说明均包括概述部分、逐步说明，以及关於单一机构和多机构报告的讨论，随后是对模板中每一列的详细说明。这些说明提供了有关所请求数据、接受的数据类型及字符限制的重要信息。这些更新的说明文件以及手册是CRD用户资源的优质补充。现在可能是雇主评估其准备提交2024年加州薪酬员工和劳务承包商员工薪酬数据报告的好时机。
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