保留或销毁？「财务文件」安全至上

电子化的时代有愈来愈多文件可以电子档形式呈现，譬如薪资单、机票与电影票等，但许多民众似乎仍舍不得抛弃纸本对帐单（financial statement）。

大银行与金融服务机构做的调查也显示，尽管现在很容易停止接收纸本改收电子档案，但许多人仍倾向於收到邮寄的纸本对帐单。

嘉信理财（Charles Schwab）平台与产品管理资深副总裁罗素说，该行多数新客户都选择收到电子对帐单，而老客户则比较不愿做出改变。

目前嘉信理财有三分之二的买卖确认讯息以电子档寄发，但对帐单中仅43%以电子档形式寄发。花旗集团（Citigroup）表示，约37%客户选择接收电子对帐单，比例高於三年前的25%。先锋集团（Vanguard）则说，46%客户选择接收纸本对帐单。

华尔街日报指出，舍弃纸本改收电子对帐单，通常可使家中更为整洁，不致到处堆积纸张，整理起来也更为方便。不过，民众在实际接纳电子对帐单时，应注意以下几点：

一、了解应该保留的文件。一般人保留对帐单的主要理由，是为隔年申报所得税预备材料。但个人若无计画就冷暖气与电话费申报商业减税项目，其实不需要保留这些每月帐单。

不过，基於国税局（IRS）要求，最好的情况是在申报所得税后，保留至少三年跟个人收入、支出与抵减项目有关的对帐单，譬如退休帐户提存、慈善捐款与房贷利息缴款等纪录。

国税局若怀疑你少报收入至少25%，可能要求回溯至多六年的对帐单纪录。若最终定罪，回溯期间将无上限。

有自行买卖股票者需更为小心。就算持有期间长达几十年，投资人在卖出股票时，都需申报当初的购买成本。若申报投资亏损抵后（loss carry forward），即将投资亏损分摊至三年抵减，则需保留这三年内的所有相关文件。

加州会计师兼税法律师海斯勒说，同样的，屋主也应保留房屋装修或扩建的支出纪录，至少到出售房子的三年之后，尽管届时工程可能已经完成很多年了。此外，依各州法令对纪录的回溯期限不一，加州的期限是四年。

二、为电子档做好备份。专家建议，个人若以电子档案储存重要文件，最好在不同地点同时存有两份。譬如在电脑硬碟与外接硬碟各存一份。

StorageMojo.com首席分析师哈里斯说，「电子档案的问题就是随时有可能损毁」。他通常每天晚上备份资料到外接硬碟，偶尔并额外备份至云端储存空间。

以不同方式备份电子资料的另一原因，是科技与时俱变，譬如以前拷贝至光碟（DVD）的电子资料，如今可能已开始有读取困难，许多新的电脑也不再配备可读取CD或DVD的光碟机，行动装置则肯定没有这项读取功能。

当然，投资人若不慎忘记备份资料，仍有机会向银行求助。嘉信理财与富达投资皆为客户保存至多10年的电子交易对帐单，摩根大通银行（JPMorgan）则为银行客户保留七年的电子对帐单。

其他金融服务机构则没有这麽大方。花旗仅让客户线上存取一年以内的电子对帐单，索取七年内的则需等到隔日才可供存取。美商银则开放客户线上存取至多18个月的电子对帐单。

三、采取资安措施。投资人需牢记的是，外接硬碟随时有可能挂点，云端储存服务也可能关闭。在选择云端储存服务的时候，投资人也应仔细检查保安声明。

个人若担心电脑遭盗用，则应设定开机密码。目前多数电脑���提供档案转码（encrypt）功能，设定密码后除了你之外的使用者便无法读取档案。

明尼苏达州科技顾问公司StorageIO资深分析师Grey Schulz建议，可设定破解难度高的密码，但也不要过於复杂，导致你得写在纸条上贴在某处才不会忘记。他说，「保护密码就得像保护你家钥匙一样」。

四、丢弃前应先销毁。为避免身份窃盗的问题，个人在抛弃对帐单前应先用碎纸机销毁，或者丢弃旧的外接硬碟之前也应先销毁内存资讯。若想把旧电脑丢弃或捐出，也必须先销毁硬碟内的所有个人资讯，以免遭不肖人士盗用。

资料来源：worldjournal