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微博刘美芳联合律师事务所: 呈堂证据有新招 电子邮件也作数？
法律
时间:08/10/2018
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姚老爷身为家族企业创始人，经商有道，胼手胝足在亚州奋斗数载，正逢壮年时期，得以将兴旺事业连同美满家庭迁至美国加州。韶光似箭，姚老爷在商界再怎麽叱吒风云，也得逐渐放手，将事业交给儿孙接管。姚氏父子个性传统，反观第三代未来接班人姚公子从小喝洋墨水长大，祖孙三人在经营方针上经常意见相左。姚公子最看不过去的，是爷爷经常容许客户赊帐，旧货款尚未入帐，就又把新货无条件批给对方。
这天，姚老爷结识三十年的老客户突然登门拜访，打算订十万美元货物，并且需要在五周以内收到货。姚老爷与多年旧识作生意从来不需要签合约，马上应允，只附带上一句，一般出货期至少六周，但他会要求下属尽力而为。姚公子得悉，也清楚对方仍积欠他们货款，心中暗忖必须马上通知对方，只要赊欠货款就无法立即出货。后来姚公子一时繁忙，发了通知出去却忘了跟进，并未彻底催款。
期限一到，果不其然这批货尚未完工，无法准时交付，后来只好推迟两天才将货物送达。现竟传出对方拒绝付款消息，由於数字庞大，姚老爷只好亲自关心，反倒被老友炮轰了一顿，责怪因为姚家延迟交货，害他蒙受一笔巨额损失。除非姚老爷愿意负责赔偿，否则这笔货款不但不付，还要扣留送来的那批货。姚老爷怎肯答应，对方拿不到赔偿，一翻两瞪眼，将姚氏企业以及姚老爷本人一状告上法院求偿。
两司之间虽无书面合同，但长期口头订货交付方式早就习以为常，并非偶发。姚老爷不认为自己有错，因他从未承诺絶对在五周内交货，也不曾书面约定交货日期，对方何来证据兴起诉讼？原来，姚公子发给对方公司经理的一封email，成为此商业诉讼最关键的一项呈堂证据，他提及五周的交货期限可以配合，前提是必须优先付清赊欠的旧款项。这麽一来，等同默认了五周的交货要求，但是对方未缴清赊欠款的事实犹存，这是否代表姚家没有违约？虽然对方经理确认收到email，也承诺会向上司转达，但是无人正式回覆同意信，况且姚家在没有收到旧货款的情况下依然出新货给对方，这不等同自打嘴巴？
法院接受email作为呈堂证据的先例不在少数，姚家这次就是栽在这封email，违反送货期限不打自招。这是否代表企业在交涉生意时，千万不可书面写email给对方，以免造成日后危机？也不可因噎废食。人的记忆力有限，一封email可以快速记录两造之间的口头协议内容，等同书面再次厘清各自想法。假如当初姚老爷与友人洽谈生意，随即让下属发一封电子邮件给对方，告知送货期限不可能在五周内发生，或许可以避免这场商业诉讼纷争。注意的是，模棱两可的email内容可能被错误解读，造成日后在诉讼时被对方律师列为「罪证」，反扑作用极大。
其实如果小心谨慎使用电子邮件，依然可以作为商业交易的利器。由於email有明确的送出日期、收发对象、文字叙述，对於举证来说十分有利。可惜覆水难收，email一旦发出，宛如飘散在网际网络虚空之中，即使你自认已把email删的一乾二净，可能依然留存在硬碟、伺服器、甚至云端备份档案中，难以彻底消灭。有些企业磋商时惯於使用电子邮件，此时经常需要的制式化内容可委托律师协助草拟，避免错误的用词构成未来潜在的商业损失。再者，必须确保对方实际收到邮件，方法例如在信中解释要求对方回覆确认的理由及其必要性，并提及倘若发现理解有误时，必得即时提出反馈。不厌其详的跟进，还有将email书信往来养成一种工作习惯，假若日后不幸遇及商业违约诉讼，才有机会扭转官司局势。
可惜电子邮件并非万能，在最终审判时，有时其真实性遭到质疑，或因被判定为hearsay evidence传闻物证，导致最终无用武之地。此外，倘若对方在回信中提出异议或还盘，email本身就无法被用来证明协议有效，因为所谓的协议指的是双方都达成共识，并且予以同意。此外，在email中提及延迟送货将处以罚金，有监於违约赔偿金相关法律规定复杂，致使最终可能依然无法执行罚则。
电子邮件email在商业交易中属最为常见的一种沟通形式，水可载舟也可覆舟，必须谨慎善用，才能发挥最高效益，帮助企业在买卖成交时，银货两讫、皆大欢喜。
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