有关电子I-9表格审核注意事项

I-9表格是雇主审核雇员身份和工作资格的表格，所有雇主在美国雇用新的雇员时都必须使用I-9表格对新雇员的工作资格进行审核。1986年移民改革和控制法案（The Immigration Reform and Control Act of 1986）禁止美国雇主聘用没有工作许可的外国人。根据此法律，所有美国雇主从1986年11月6日起雇用人员在美国工作时都必须通过填写I-9表格来核实此雇员的移民身份和在美国的工作许可，包括美国公民和绿卡持有者也必须填写I-9表格。那些明知雇员没有在美国合法工作许可但仍然开始聘用或继续聘用该员工的雇主可能会受到民事或刑事处罚。填写的I-9表格不需要向移民局或其他政府部门递交并且没有任何费用，但由雇主必须妥善保存I-9表格以便可以随时向检查的政府官员出具。雇主必须将填写的I-9表格保留最少3年或该雇员离开公司后一年，以时间长者为准。

随着电脑的广泛使用，移民局下属的国土安全调查部门（Homeland Security Investigation,简称HSI）的特工人员（special agents）和稽查员（auditors）在审核I-9记录时遇到越来越多的雇主用电子I-9表格进行审核的情况，为此移民局於2012年8月22日发布了一份如何审核电子I-9表格审核所需材料及要求的备忘录，专门为国土安全调查部门的特工人员和稽查员就收集电子I-9表格审核证据的要求提供指导以便决定在违反规定的情况下如何进行罚金处罚。下面我将对此备忘录的主要内容向大家做一个简单介绍，供参考。

美国移民和海关执法部门的I-9表格雇佣资格审核的电子签字和存储最终规定（U.S. Immigration and Customs Enforcement』s Electronic Signature and Storage of Form I-9, Employment Eligibility Verification Final Rule））在2010年8月23日正式生效。此规定对有关规定进行了修改，允许雇主通过电子形式填写和存储I-9表格。此规定同时还对有关文件的审核跟踪（audit trails）的法律要求进行了修改。任何时候通过电子形式填写、完成、更新、修改，或更正I-9表格有关记录，必须同时创造一份安全和永久的审核跟踪记录显示I-9表格填写或修改的日期，经手人员和填写或修改内容。另外，此规定还列出了电子I-9表格的具体标准。为了确保电子I-9表格的审核符合以上规定，移民局的备忘录特别指示国土安全调查部门的特工人员和稽查员在进行电子I-9表格审核时向雇主所需收集的信息和文件的审核跟踪的内容。了解这些要求有助於雇主在准备电子I-9表格时遵循正确的程序并保存有关重要信息以便在移民局的I-9有关审核时符合要求并顺利通过。

根据移民局的备忘录，国土安全调查部门的特工人员和稽查员在进行电子I-9表格审核时应当向雇主收集填写和修改I-9表格所使用的软件产品的名称以及任何与填写和修改I-9表格有关的内部运作程序，安全和质量保证措施等。被审核的雇主还应当提供如何查询具体雇员的电子I-9表格的检索系统以及有关电子个人签名和宣誓（attestation）的记录。

所有电子I-9表格文件的审核跟踪材料必须包括接触I-9表格文件的日期和时间，接触I-9表格文件人员的姓名以及对I-9表格文件所做的行动（如为某人设立I-9表格，填写雇员个人信息，雇员宣誓，雇员签名及签名日期，表格准备人或翻译证明，表格中A、B和C项证明文件名称、号码和过期日期，雇主签名及签名日期，表格中A、B和C项证明文件更新记录，雇主签名及签名日期，表格中1、2或3部份完成后任何改动记录。）。

以上是移民局於2012年8月22日发表的如何审核电子I-9表格审核所需材料及要求的备忘录。虽然此备忘录是为指导美国国土安全调查部门的特工人员和稽查员进行电子I-9表格审核之用，了解有关内容能够帮助雇主在准备I-9表格时遵循正确的程序并保存有关重要信息以便在移民局的I-9有关审核之用。

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资料来源：大纪元